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Cómo crear un evento en cpanel

Para crear un evento en CPanel, sigue los siguientes pasos: 

 

1. Accede a la pestaña Gestión de eventos y haz clic en Eventos.  En este apartado verás el Listado de eventos que hayas creado con anterioridad. Si no has creado ningún evento aún, el listado estará vacío. Para realizar una búsqueda entre tus eventos ya creados, haz clic en Mostrar filtros y se desplegarán los filtros que puedes seleccionar

2. Haz clic en Nuevo evento en la parte superior derecha del apartado Listado de eventos para crear uno nuevo.

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3. En la pantalla de Nuevo evento introduce la información básica del evento: productor, nombre y categoría del evento; para acceder al resto de la configuración.             

Haz clic en Guardar y accederás al detalle de la configuración del evento.

 

Cómo Configurar un evento

Después de crear un nuevo evento, puedes acceder a la configuración seleccionándolo en el Listado de eventos dentro de Gestión de Eventos > Eventos. Una vez seleccionado, introduce la información que te solicitamos en cada pestaña.

  • Datos personales
  • Plantilla evento
  • Precios
  • Sesiones
  • Comunicación
  • Canales
  • Promociones

Recuerda hacer clic en Guardar (en la parte superior derecha) para guardar los cambios antes de cambiar de pestaña.

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Cómo configurar los datos generales de un evento  

 En el apartado de Datos generales, dentro de Gestión de Eventos > Eventos, hay dos secciones:

  • Información principal: Introduce la información básica del evento y especifica la categoría a la que pertenece. Es importante configurar la Agrupación si la hay,  ya que no se puede modificar una vez se ha realizado alguna venta de dicho evento y la Lista de suscripción.
  • Configuración general: Selecciona los idiomas del evento, configura los abonos y las opciones de reserva, si las admite. 

 

Para configurar los datos generales de un evento rellena toda la información solicitada en estas dos secciones. Haz clic en el icono X para obtener ayuda sobre la información que te solicitamos. Y recuerda que los datos marcados con un asterisco rojo son obligatorios.

Puedes Importar tus datos y se copiaran los datos personales del usuario con el que hayas accedido a la plataforma.

Antes de cambiar de apartado, haz clic en Guardar para salvar los cambios.

 

Cómo añadir una plantilla de recinto a tu evento

En el apartado de Plantilla evento de la configuración de un evento, dentro de Gestión de Eventos > Eventos, puedes añadir y configurar una plantilla de recinto.

 

Si necesitas una plantilla gráfica, ésta tiene que estar editada y configurada previamente por Onebox.

 

Nuestra recomendación es que primero configures la plantilla de recinto en Gestión de eventos > Configuraciones y, una vez configurada, la añadas al evento siguiendo estos pasos:

 

1. Selecciona la opción Nuevo.

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2. Selecciona el recinto donde se celebrará el evento.

3. Escoger un tipo de plantilla:

  • Plantilla Base: Podrás seleccionar la plantilla que hayas configurado en el apartado Configuraciones.
  • Nueva plantilla: Podrás crear una nueva plantilla. Este caso sólo es recomendable para plantillas no gráficas, ya que las plantillas gráficas requieren estar diseñadas por Onebox previamente.
  • Para más información sobre plantillas, consultar los manuales Cómo editar una plantilla de recinto numerada y Cómo editar una plantilla no numerada.

Recuerda que puedes seleccionar una o varias plantillas por evento 

4. Una vez agregada la plantilla, seleccionar Guardar.

 

 Cómo configurar las tarifas y precios de un evento

Es necesario haber configurado la plantilla de evento y las zonas de precio antes de asignar los precios. Una vez hecho, puedes acceder al apartado Precios, en Gestión de Eventos > Eventos, y definir las tarifas y precios de tu evento.

 

  • Si quieres crear diferentes tarifas para cada zona de precio:

Haz clic en el apartado Tarifas y, en el espacio en blanco (debajo de Tarifas), escribe el nombre de la tarifa que quieras crear y haz clic en Nueva Tarifa. Al crear las diferentes tarifas se colocarán en columnas en la tabla de la parte inferior de este apartado.

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Una vez creadas las tarifas, haz doble clic en los ceros que aparecen en las diferentes celdas de la tabla y asigna a cada combinación de Tarifa y Zona de precio el importe que deseas aplicar.

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Por defecto, aparece una tarifa General que puedes eliminar una vez hayas creado otras tarifas. Para eliminar una tarifa asegúrate que no es la tarifa principal (indicada con una estrella) y haz clic en el signo -. Si está marcada con una estrella, solo tienes que hacer clic en la estrella de otra tarifa y esta será la tarifa principal.

 

  • Si solo necesitas una única tarifa por zona de precio:

Haz doble clic en los ceros que aparecen en las diferentes celdas de la tabla de la parte inferior de la pantalla y asigna a cada Zona de precio el importe de la tarifa que deseas aplicar.

En el apartado Sesiones asignaremos las tarifas a las diferentes sesiones.

 

Antes de pasar al apartado Recargos, acuérdate de Guardar los cambios.

Aviso: Una vez hayamos activado nuestro evento solo podremos cambiar el precio de las entradas si volvemos a poner el evento en estado En Programación.

 

Cómo configurar los recargos en los precios de un evento:

En el apartado Recargos se editan los recargos para entradas, invitaciones y entradas con promoción.

 

Para crear un recargo tienes tres opciones de configuración:

  • Recargo fijo: Define el recargo en importe numérico
  • Porcentaje: Define el recargo en valor porcentual
  • Nuevo rango de precio: Utiliza los rangos, para introducir recargos en función del precio de las entradas.

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También tienes la posibilidad de informar a los canales de venta de los recargos mínimos y máximos que pueden aplicar en tus entradas.

Para más información sobre recargos, consultar el manual Cómo añadir recargos a un evento.

Antes de pasar al siguiente apartado, recuerda hacer clic en Guardar.

 

Cómo configurar las sesiones de un evento

Para la configuración de las sesiones de un evento, accede a Sesiones, dentro de Gestión de eventos > Eventos.

Para crear una nueva sesión, haz clic en Nuevo en el centro de la pantalla y selecciona, según tus necesidades, dar de alta una nueva sesión única o dar de alta múltiples sesiones.

 

  • Cómo dar de alta una sesión nueva

Introduce todos los datos básicos como: nombre, inicio de la sesión, plantilla de evento a la que está vinculada y la tarifa e impuestos que aplican. También se puede seleccionar la fecha de publicación en canales y del inicio de las ventas.

 

Aviso: Se puede modificar toda la información excepto la plantilla de evento que has seleccionado para cada sesión.

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  • Cómo dar de alta múltiples sesiones

En el caso de seleccionar la opción de dar de alta múltiples sesiones:

1. Introduce los datos de una sesión base: nombre, duración, plantilla de event, etc.

2. Haz clic en Siguiente y establece las repeticiones de esta sesión modificando la fecha de inicio, hora y días de semana.

3. Haz clic de nuevo en Siguiente y confirma que has creado correctamente todas las sesiones en un calendario.

4. Haz clic en Crear X sesiones y todas las sesiones de calendario quedarán creadas.

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Una vez creadas las sesiones que podremos ver en el listado en la parte izquierda de la pantalla podemos configurar los detalles de cada una de ellas. Por defecto todas ellas estarán creadas con la información de la plantilla de evento a la que están vinculadas, pero es posible realizar bloqueos personalizados para cada sesión, cambios en el estado de las butacas y asignar grupos de venta. No se podrán modificar las zonas de precio ya que vienen definidas de la plantilla evento.

 

Para realizar bloqueos personalizados para cada sesión selecciona la sesión en el listado y modifica la información detallada en la pestaña Aforo sesión.

 

Cómo configurar la comunicación de un evento

En el apartado Comunicación, dentro de Gestión de eventos > Eventos, puedes diseñar los textos e imágenes que aparecerán en la web, el ticket y la invitación.

Contenido web: Define el contenido básico del evento que aparecerá en la web: título, subtítulo, descripción, idioma y duración, imágenes y recibo de compra.

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Contenido ticket: Configura el contenido de los Ticket en PDF y ZPL: texto e imágenes. En este apartado también se escogen las plantillas de ticket que quieres utilizar en el evento.

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Aviso: El contenido del ticket se puede configurar en varios apartados: eventos, canales, solicitudes de venta y plantillas de tiquet. Si se configura en más de uno se establece una jerarquía de la información en este orden: eventos, canales, solicitudes de venta y plantillas de tiquet.

También puede interesarte consultar: Cómo cambiar la imágenes del ticket o Cómo cambiar la imagen del ticket ZPL.

 

Cómo añadir  canales a un evento

En el apartado Canales, dentro de Gestión de eventos > Eventos, agrega los canales donde quieres poner a la venta las entradas a tu evento. Para agregar un nuevo canal: 

1. Haz clic en Nuevo en el centro de la pantalla y selecciona del listado de canales, el que te interese.

 

2. Una vez seleccionado, haz clic en Solicitar para enviar la solicitud de venta.

Si como organizador dispones de canal propio puedes aceptar la solicitud en Canales propios > Solicitudes de venta > Definir la operativa del canal. Consulta el manual Cómo funcionan las solicitudes de venta para mas información.

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3. En el punto Operativa, selecciona las fechas de publicación y, para activar la venta en el canal, haz clic en el botón para que esté en formato ON.

4. Revisa los Grupos de Venta y decide si quieres poner a la venta en este canal todo el aforo o solo algunos grupos de venta. En la opción Seleccionar puedes marcar en el listado qué grupos de venta quieres asignar a este canal. Ten en cuenta que el sistema marca automáticamente la opción Todos por defecto, por lo que es necesario revisar este apartado al activar un nuevo canal antes de ponerlo a la venta.

         

Aviso: Para poder definir el resto de pestañas del canal, es necesario que la Solicitud de venta esté aceptada. Los siguientes pasos son:

  • Recargos
  • Costes del canal
  • Contenidos

 

Cómo configurar los recargos y costes de un canal

En esta pestaña define los recargos predeterminados o recargos alternativos para el evento. También es posible configurar recargos diferentes para entradas con promoción.

En Simulación del PVP puedes ver una simulación de los recargos incluyendo los gastos de gestión aplicados sobre el precio de las entradas

Para más información sobre recargos, consultar manual Cómo añadir recargos a tus entradas.

En este apartado se puede configurar los costes o comisiones de un canal. Este dato es meramente informativo y no sale reflejado en ningún sitio ni repercute al cliente.

 

Además en Canales podrás:

1. En el apartado 1) Sitio Web del evento: puedes acceder al enlace o url del evento/sesiones

2. En el apartado 3) Tickets: podrás realizar una vista previa del Ticket PDF.  

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Cómo configurar las promociones de un evento         

Para crear una nueva promoción, sigue estas indicaciones:

1. Haz clic en Nueva.

2. Define el tipo de promoción que quieres configurar en cada canal, y añade el nombre y descripción.

 

  • Automáticas: El precio promocionado se aplica directamente. Este tipo de promociones están orientadas a dar un incentivo de precio, visible y comparable desde el inicio de la compra. El comprador no tendrá que seleccionar nada en el proceso de compra, la promoción aparecerá de forma automática.
  • Promociones: Aplicable a determinados colectivos mediante validación o a todos los usuarios. La promoción o incentivo se aplica tras validar un código. En este caso es necesaria la activación por parte del usuario (si es requerido).
  • Descuentos: Orientada a dar un precio diferente o establecer un nuevo precio base. Puede ser un descuento fijo, en porcentaje o un nuevo precio base. Es necesaria la activación por parte del usuario ya que el incentivo se aplica tras validar un código (si es requerido).

 

3. Para configurar la promoción, ten en cuenta estos parámetros básicos:

  • Información Principal: Nombre de la promoción en Cpanel, nombre de la promoción en los canales y descripción de la promoción.
  • Operativa: Selecciona a quién va dirigida la promoción y en qué canales. Aquí también se configuran diferentes opciones de ticket, el periodo de validez de la promoción y sus límites.
  • Incentivo: Configura el tipo de descuento de la promoción: fijo, porcentual o nuevo precio base.
  • Productos: Selecciona las sesiones en promoción.
  • Localidades: Selecciona las zonas de precio afectadas por la promoción.

Para más información sobre promociones, consulta el artículo Crear promociones en un evento.

 

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