Dada la gran diferencia de eventos que gestionamos, y para facilitar al promotor su gestión y autonomía, desde Onebox hemos desarrollado un nuevo aplicativo para el control de accesos.
OB ACCESS CONTROL
La nueva aplicación de Onebox de control de accesos, permite al usuario tener pleno control de las entradas y salidas del público al recinto, como la información actualizada de aforo al instante, sin necesidad de ningún contador externo.
Es una aplicación que ha nacido debido a las necesidades de todos nuestros clientes y por ello abarca todas las casuísticas que se nos han presentado.
¿Qué ventajas tienes esta aplicación?
A diferencia de las anteriores PDAs o al control de accesos con empresas externas:
- Actualización de información inmediata.
- No hacen falta whitelist ni blacklist.
- Se puede validar In/ out.
- Información de aforo automática.
- Información de asistencia esperada.
- Lectura más rápida.
- Lectura móvil.
- Validación tipo 100% online, local con sincronización online y local con whitelist y sincronización online.
- Control de validación a tiempo real, ya sea por dispositivo como en conjunto.
- Importar códigos externos.
¿Qué dispositivo necesito?
Desde Onebox contamos con nuevas PDAs, más modernas, precisas y fáciles de usar. Pero esta nueva aplicación también la puedes obtener para cualquier dispositivo Android o IOS. Por lo que en tu mismo teléfono móvil puedes tener la aplicación ya sea para validar como para tener la información de asistencia.
Recomendamos para las versiones de PC, un lector de 1D o 2D (Qr, datamatrix o código de barras) que se conecte vía USB al mismo, aunque se podría hacer el control introduciendo los códigos manualmente.
*Aviso: Para eventos con un aforo esperado de más de 400 personas, recomendamos el uso de PDA.
¿Cómo obtengo la app?
Podrás obtener la aplicación tanto en las stores de android o IOS.
¿Cómo accedo a la app?
Como requisito previo tienes que tener un usuario con los permisos de control de accesos en “Mi cuenta”> “Usuarios”> “Permisos”> “Control de accesos”.
Una vez tengas tus credenciales solo has de introducir usuario y contraseña en la pantalla de inicio de la App.
Una vez dentro de la app, la primera pantalla será para seleccionar el rango de fechas que desees validar: hoy, en 7 días, en 15 días.
Esto te permitirá validar entradas en un rango de máximo 15 días, lo que permite, en caso de entregar acreditación/pulsera, que esta pueda ser recogida antes.
Una vez seleccionado el rango de fechas, te aparecerán todas las sesiones con la fecha y hora de la misma que estén disponibles para validar. Solo tienes que activarlas y pulsar en finalizar.
Por defecto, en el momento de la creación de una sesión existen unos parámetros de inicio y fin de validación que van desde dos horas antes del inicio del evento hasta las 23:59 del mismo día. Este parámetro solo afecta a la validación y no a la búsqueda de sesiones en los rangos de fechas establecidos. El dato que se utiliza para la búsqueda de sesiones en los rangos de fecha establecidos es la fecha de inicio de la sesión. Para poder personalizar este aspecto, hay que entrar en “Sesiones”> “Programación” > “Control de accesos”> y configurar en qué momento quieres que esa sesión/ abono esté disponible en el aplicativo de validación de entradas:
Una vez configurados estos puntos ya está listo para validar.
¿Qué funcionalidades tiene?
Pudiendo ya validar, ahora solo nos queda saber qué modos disponibles tenemos y dónde encontrar los datos.
1.- Este icono muestra la cobertura actual con los servidores de validación de OB. Los tres puntos indican la calidad de la conexión con la API para la actualización de datos, es decir, nos da toda la información real, incluyendo las ventas y devoluciones de última hora.
2.- En el histórico se pueden consultar códigos de barras validados en cualquier dispositivo, incluso hacer búsquedas de alguno en específico para ver el histórico de estados por los que ha pasado un código (entradas, salidas, etc. ).
3.- En Ajustes de acceso podremos seleccionar el modo de lectura o tipo de acceso. Esto queda explicado con más detalle en la siguiente imagen.
4.- El indicador marcado como 4 es el sumatorio de entradas que están pendientes de subir a la API. Este parámetro es importante que se vigile, ya que, si aumenta y no se reduce, quiere decir que puede existir algún problema de comunicación.
5.- El indicador 5 nos enseña la fecha y hora de la última sincronización de los datos de las entradas. Es importante, también, tener controlado este dato igual que el punto anterior.
6.7.- Los indicadores 6 y 7 nos muestra el porcentaje y los totales de asistencia al evento con respecto a la asistencia esperada (ventas).
Es importante señalar que estos totales son el indicativo del aforo actual en el recinto, ya que, al realizar una salida, este número restará, por lo que siempre nos muestra solo las entradas que están actualmente en estado “IN”
8.- Indica las validaciones totales del dispositivo.
Si entramos en Ajustes de acceso (3), podremos seleccionar dos aspectos importantes diferentes:
- Modo de lectura:
- Scanner: Permite usar el lector del dispositivo en caso de que este tenga. Tanto para PC como para dispositivos Android o IOs puede usarse un lector externo USB o bien un lector Bluetooth. Es importante señalar que los lectores convencionales no son capaces de leer QR o formatos Datamatrix.
- Manual: Este modo permite usar la entrada de teclado para introducir el código de barras, útil para PC o bien para casos en los que el código de barras sea ilegible por el lector.
- Cámara: Modo indispensable para dispositivos móviles tanto Android como IOs sin lector incluido. Es capaz de leer tanto códigos de barras como QR o datamatrix, pero la lectura es mucho más lenta que la de un lector y el dispositivo consumirá mucha más batería. Es una opción ideal para aforos pequeños.
- Modo de acceso:
- Entrada: el contador de validaciones sumará accesos al aforo que está dentro del recinto.
- Salida: El modo salida restará el código de barras validado del aforo ya validado y lo marcará como OUT.
Es importante señalar que una salida no es una “desvalidación”, sino una validación de Salida, que cambiará el estado del código para que éste pueda ser validado de nuevo de entrada.
Para cambiar cualquiera de estas herramientas solo hay que seleccionarlas y confirmar.
Otros ajustes importantes
Desde cualquiera de las pantallas principales, selección de franja de tiempo, evento o sesiones, podremos acceder a los ajustes de la aplicación mediante el icono de una rueda dentada en la parte superior derecha de la pantalla.
- Modo de conexión
Teniendo en cuenta las casuísticas de los espacios donde tienen lugar los eventos, tenemos tres opciones de trabajo para el control de accesos:
- 100% Online
Recomendamos este método siempre y cuando la conexión a Internet esté en las mejores condiciones.
Esta opción no descarga datos en el dispositivo, sino que mediante conexión vía API, consulta y sube los datos a tiempo real, por lo que es la forma de validación más fiable.
- Validación local con sincronización online
Este método destaca por su agilidad en cuanto a la lectura. El dispositivo almacena todos los códigos válidos para el evento y los va actualizando cada pocos segundos.
En caso de fallo de conexión con internet, cada PDA dispondrá de los datos de las entradas Válidas hasta el momento del fallo de conexión y volverá a sincronizar toda la información en el momento de disponer de nuevo de conexión.
- Validación local + Whitelist con sincronización online
Método de validación ideal cuándo la conexión, ya sea por wifi o con el servidor, es inestable, ya que descarga todos los códigos válidos para la sesión, ya estén vendidos o no. Los datos se actualizarán cuando se tenga conexión.
No tiene en cuenta las devoluciones realizadas si no tiene conexión.
- Apariencia:
Nos permite cambiar el Look de la aplicación entre modo día y modo noche.
- Idioma:
Permite modificar el idioma de los textos de la aplicación entre Español e Inglés.
- Cierre de sesión:
Cierra la cuenta y por consiguiente los datos almacenados en el dispositivo se eliminan.
¿Cómo añado códigos externos a Onebox?
En sesión> Otras opciones> Control de acceso> Importación de códigos externos.
Si das a importar, te va a dar la opción de descargar una plantilla con el encabezado que debe tener el documento para la importación correcta de los códigos.
Una vez que tengas el documento preparado, seleccionas el archivo y das a siguiente, tendrás que comprobar que todas las columnas está bien asignadas y das a subir.
Una vez lo subas te devolverá si los códigos se subieron bien, o si hubiera alguno con error en la importación..
¿Qué respuestas me dará a la hora de validar?
- Validada
Cuando la entrada y la validación son correctas:
- Validada con restricción
Si la entrada y la validación son correctas, pero necesita algún documento acreditativo para confirmar la misma. Esto se suele utilizar con colectivos como por ejemplo, mayores de 65, carnet joven, movilidad reducida, etc.:
- Error- Ticket no encontrado
Cuando la entrada no corresponde a la sesión cargada en la aplicación:
- Error- Entrada ya validada
La validación se ha realizado con anterioridad, e indica fecha y hora de la misma:
- Error- Entrada fuera de rango.
Esto sucede cuando la fecha/ hora del inicio del control de accesos es posterior al intento de validación. Esto se configura a nivel sesión> Control de accesos> Personalizado:
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