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Cómo configurar la nueva aplicación de control de accesos.

Dada la gran diferencia de eventos que gestionamos, y para facilitar al promotor su gestión y autonomía, desde Onebox hemos desarrollado un nuevo aplicativo para el control de accesos.

OB ACCESS CONTROL

La nueva aplicación de Onebox de control de accesos, permite al usuario tener pleno control de las entradas y salidas del público al recinto, como la información actualizada de aforo al instante, sin necesidad de ningún contador externo.

Es una aplicación que ha nacido debido a las necesidades de todos nuestros clientes y por ello abarca todas las casuísticas que se nos han presentado.

¿Qué ventajas tienes esta aplicación?

A diferencia de las anteriores PDAs o al control de accesos con empresas externas:

  • Actualización de información inmediata.
  • No hacen falta whitelist ni blacklist.
  • Se puede validar In/ out.
  • Información de aforo automática.
  • Información de asistencia esperada.
  • Lectura más rápida.
  • Lectura móvil.
  • Validación tipo 100% online, offline y mixta.
  • Control de validación a tiempo real ya sea por dispositivo como en conjunto.

¿Qué dispositivo necesito?

Desde Onebox contamos con nuevas PDAs, más modernas, precisas y fáciles de usar. Pero esta nueva aplicación también la puedes obtener para cualquier dispositivo Android o IOS. Por lo que en tu mismo teléfono móvil puedes tener la aplicación ya sea para validar como para tener la información de asistencia.

Recomendamos para las versiones de PC, un lector de 1D o 2D (Qr, datamatrix o código de barras) que se conecte vía USB al mismo, aunque se podría hacer el control introduciendo los códigos manualmente.

*Aviso: Para eventos con un aforo esperado de  más de 400 personas recomendamos el uso de PDA.

¿Cómo obtengo la app?

Podrás obtener la aplicación tanto en las stores de android o IOS próximamente.

Para facilitar la descarga en las PDA, y no tener que configurar cuenta de gmail en cada una puedes descargarla desde el siguiente link oac.oneboxtickets.com

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¿Cómo accedo a la app?

Como requisito previo tienes que tener un usuario con los permisos de control de accesos en “Mi cuenta”> “Usuarios”> “Permisos”> “Control de accesos”.

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Una vez tengas tus credenciales solo has de introducir usuario y contraseña en la pantalla de inicio de la App.

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Una vez dentro de la app, la primera pantalla será para seleccionar el rango de fechas que desees validar: hoy, en 7 días, en 15 días.

Esto te permitirá validar entradas en un rango de máximo 15 días, lo que permite, en caso de entregar acreditación/pulsera, que esta pueda ser recogida antes.

Una vez seleccionado el rango de fechas, te aparecerán todas las sesiones con la fecha y hora de la misma que estén disponibles para validar. Solo tienes que activarlas y pulsar en finalizar.

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Por defecto, en el momento de la creación de una sesión existen unos parámetros de inicio y fin de validación que van desde las 00:00 del día del inicio del evento hasta las 23:59 del mismo día. Este parámetro sólo afecta a la validación y no a la búsqueda de sesiones en los rangos de fechas establecidos. El dato que se utiliza para la búsqueda de sesiones en los rangos de fecha establecidos es la fecha de inicio de la sesión. Para poder personalizar este aspecto has entrar en “Sesiones”> “Programación” > “Control de accesos”> “Especificar horario”, y configurar en qué momento quieres que esa sesión/ abono esté disponible en el aplicativo de validación de entradas:

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Una vez configurados estos puntos ya está listo para validar.

¿Qué funcionalidades tiene?

Pudiendo ya validar, ahora solo nos queda saber que modos disponibles tenemos y dónde encontrar los datos.

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1.- Este icono muestra la cobertura actual con los servidores de validación de OB. Los tres puntos indican la calidad de la conexión con la API para la actualización de datos, es decir, nos da toda la información real incluyendo las ventas y devoluciones de última hora.

2.- En el histórico se pueden consultar códigos de barras validados en cualquier dispositivo, incluso hacer búsquedas de alguno en específico para ver el histórico de estados por los que ha pasado un código ( entradas, salidas etc.. ).

3.- En Ajustes de acceso podremos seleccionar el modo de lectura o tipo de acceso. Esto queda explicado con más detalle en la siguiente imagen.

4.- El indicador marcado como 4 es el sumatorio de entradas que están pendientes de subir a la API. Este parámetro es importante que se vigile ya que si aumenta y no se reduce quiere decir que puede existir algún problema de comunicación.

5.- El indicador 5 nos enseña la fecha y hora de la última sincronización de los datos de las entradas. Es importante también tener controlado este dato igual que el punto anterior.

6.7.- Los indicadores 6 y 7 nos muestra el porcentaje y los total de asistencia al evento con respecto a la asistencia esperada ( ventas ).

Es importante señalar que estos totales son el indicativo del aforo actual en el recinto ya que al realizar una salida este número restara por lo que siempre nos muestra solo las entradas que están actualmente en estado “IN”

8.- Indica las validaciones totales del dispositivo.

 

Si entramos en Ajustes de acceso (3), podremos seleccionar dos aspectos importantes diferentes:

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  1. Modo de lectura:

- Scanner: Permite usar el lector del dispositivo en caso de que este tenga. Tanto para PC como para dispositivos Android o IOs puede usarse un lector externo USB o bien un lector Bluetooth. Es importante señalar que los lectores convencionales no son capaces de leer QR o formatos Datamatrix. 

- Manual: Este modo permite usar la entrada de teclado para introducir el código de barras, útil para PC o bien para casos en los que el código de barras sea ilegible por el lector.

- Cámara: Modo indispensable para dispositivos móviles tanto Android como IOs sin lector incluido. Es capaz de leer tanto códigos de barras como QR o datamatrix pero la lectura es mucho más lenta que la de un lector y el dispositivo consumirá mucha más batería. Es una opción ideal para aforos pequeños.

  1. Modo de acceso:

- Entrada: el contador de validaciones sumará accesos al aforo que está dentro del recinto.

- Salida: El modo salida restará el código de barras validado del aforo ya validado y lo marcará cómo OUT.

Es importante señalar que una salida no es una “desvalidación” si no una validación de Salida, que cambiará el estado del código para que éste pueda ser validado de nuevo de entrada.

Para cambiar cualquiera de estas herramientas solo hay que seleccionarlas y confirmar.

Otros ajustes importantes

Desde cualquiera de las pantallas principales, selección de franja de tiempo, evento o sesiones, podremos acceder a los ajustes de la aplicación mediante el icono de una rueda dentada en la parte superior derecha de la pantalla.

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  • Modo de conexión

Teniendo en cuenta las casuísticas de los espacios donde tienen lugar los eventos, tenemos dos opciones de trabajo para el control de accesos:

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- 100% Online

Recomendamos este método siempre y cuando la conexión a Internet esté en las mejores condiciones.

Esta opción no descarga datos en el dispositivo, sino que mediante conexión vía API, consulta y sube los datos a tiempo real, por lo que es la forma de validación más fiable.

- Validación local con sincronización online

Este método destaca por su agilidad en cuanto a la lectura. El dispositivo almacena todos los códigos válidos para el evento y los va actualizando cada pocos segundos.

En caso de fallo de conexión con internet, cada PDA dispondrá de los datos de las entradas Válidas hasta el momento del fallo de conexión y volverá a sincronizar toda la información en el momento de disponer de nuevo de conexión.

  • Apariencia:

Nos permite cambiar el Look de la aplicación entre modo día y modo noche.

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  • Idioma:

Permite modificar el idioma de los textos de la aplicación entre Español e Inglés.

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  • Cierre de sesión:

Cierra la cuenta y por consiguiente los datos almacenados en el dispositivo se eliminan.

 

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