Cómo configurar un evento

Para crear un evento en CPanel, sigue los siguientes pasos: 

 

1. Accede a la pestaña Eventos y haz clic en Mis Eventos. En este apartado verás el Listado de eventos que hayas creado (activos e históricos). Si no has creado ningún evento aún, el listado estará vacío. Para realizar una búsqueda entre tus eventos haz clic en Filtrar y se desplegarán los filtros que podrás seleccionar
2. Haz clic en Nuevo evento en la parte superior derecha del apartado Listado de eventos para crear uno nuevo.

3. En la pantalla de Nuevo evento introduce la información básica del evento: productor, nombre y categoría del evento; para acceder al resto de la configuración.             

Haz clic en Crear y accederás al detalle de la configuración del evento.

 

Cómo Configurar un evento

Después de crear un nuevo evento, accede e introduce la información que aparece en cada pestaña.

• Datos generales
• Plantilla de recinto
• Precios
• Sesiones

• Abonos
• Comunicación
• Canales
• Promociones

Recuerda hacer clic en Guardar (en la parte inferior derecha) para guardar los cambios antes de cambiar de pestaña.

Datos generales de un evento  

 En el apartado de Datos generales, dentro de Eventos > Mis Eventos, hay tres secciones:

• Información principal: Introduce la información básica del evento y especifica la categoría a la que pertenece. Es importante configurar la Agrupación si la hay, ya que no se puede modificar una vez se ha realizado alguna venta de dicho evento y la Lista de suscripción. Selecciona los idiomas del evento.
• Entradas nominales: al activarla, durante un proceso de compra, los compradores deberán identificar a los asistentes a tu evento. Podrás escoger qué campos necesitas (para que aparezcan en el ticket y queden registrados en tus listados).  También podrás seleccionar de entre todos los canales que comercialicen la venta de tu evento, en cuáles será obligatorio identificar a los asistentes y en cuáles no.
• Opciones adicionales: Indica si tu evento tiene un formato de Festiva/Gira y si se van a dar de alta abonos.  Asimismo, puedes activar las reservas.

 

Para configurar los datos generales de un evento, rellena toda la información solicitada en estas dos secciones. Haz clic en el icono X para obtener ayuda sobre la información que te solicitamos. Y recuerda que los datos marcados con un asterisco son obligatorios.

Puedes Importar tus datos y se copiarán los datos personales del usuario con el que hayas accedido a la plataforma.

Antes de cambiar de apartado, haz clic en Guardar para salvar los cambios.

 

Cómo añadir una plantilla de recinto a tu evento.

 

En el apartado de Plantillas de recinto de la configuración de un evento, dentro de Eventos > Mis Eventos, puedes añadir y configurar una plantilla de recinto.

 

Si necesitas una plantilla gráfica, esta tiene que estar diseñada previamente por Onebox.

 

Nuestra recomendación es que primero configures la plantilla de recinto en Eventos > Configuraciones y, una vez configurada, la añadas al evento siguiendo estos pasos:

 

1. Selecciona la opción Nueva plantilla.

2. Selecciona el recinto donde se celebrará el evento.
3. Escoger un tipo de plantilla:

• Plantilla Base: Podrás seleccionar la plantilla que hayas configurado en el apartado Configuraciones.
• Nueva plantilla: Podrás crear una nueva plantilla. Este caso solo es recomendable para plantillas no gráficas, ya que las plantillas gráficas requieren estar diseñadas por Onebox previamente.
• Para más información sobre plantillas, consultar los manuales Cómo editar una plantilla de recinto numerada y Cómo editar una plantilla no numerada.

Recuerda que puedes seleccionar una o varias plantillas por evento 

4. Una vez agregada la plantilla, seleccionar Guardar.

Una vez la plantilla esté vinculada al evento podrás editar todos los grupos de etiquetas para distribuir el aforo según te interese: creando bloqueos, definiendo las zonas de precio, los grupos de venta, marcando las localidades de visibilidad reducida o nula y asignando los accesos.  

Ten en cuenta que los cambios realizados dentro de la plantilla de recinto no modifican la información heredada de la plantilla padre que se encuentra en el menú de Gestión de eventos - Configuraciones

 

 Cómo configurar las tarifas y precios de un evento.

 

Es necesario haber configurado la plantilla del evento y sus zonas de precio antes de asignar los precios. Una vez hecho, accede al apartado Precios y podrás definir las tarifas, los recargos y los precios (por zona de precio). 

• Si quieres crear diferentes tarifas para cada zona de precio:

Haz clic en el apartado Tarifas y, en el espacio en blanco (debajo de Tarifas), escribe el nombre de la tarifa que quieras crear y haz clic en Nueva Tarifa. Al crear las diferentes tarifas se colocarán en columnas en la tabla de la parte inferior de este apartado.

Una vez creadas las tarifas, haz doble clic en los ceros que aparecen en las diferentes celdas de la tabla y asigna a cada combinación de Tarifa y Zona de precio el importe que deseas aplicar.

Por defecto, aparece una tarifa General que puedes eliminar una vez hayas creado otras tarifas. Para eliminar una tarifa asegúrate que no es la tarifa principal (indicada con una estrella) y haz clic en el símbolo del contenedor. Si está marcada con una estrella, solo tienes que hacer clic en la estrella de otra tarifa y esta será la tarifa principal.

En este mismo apartado, si accedes a la pestaña de comunicación, podrás definir un texto específico para zona de precio que se mostrará durante el proceso de compra y que te ayudará a destacar alguna particularidad que quieras que esté visible para un comprador antes de realizar la compra.

 

Siempre desde este apartado, si accedes a la pestaña de Contenidos Ticket PDF,  podrás modificar el Título del Evento, el Subtítulo y el campo Otros Datos por zona de precio.

 

• Si solo necesitas una única tarifa por zona de precio:

Haz doble clic en los ceros que aparecen en las diferentes celdas de la tabla de la parte inferior de la pantalla y asigna a cada Zona de precio el importe de la tarifa que deseas aplicar.

En el apartado Sesiones asignaremos las tarifas a las diferentes sesiones.

Antes de pasar al apartado Recargos, recuerda Guardar los cambios.

Si te interesa añadir tramos de precio a un evento y que este cambie de forma dinámica, puedes consultar : Cómo configurar precios dinámicos en un evento

 

Cómo configurar los recargos en los precios de un evento:

 

En el apartado Recargos se editan los recargos para entradas, invitaciones y entradas con promoción.

 

Para crear un recargo tienes tres opciones de configuración:

• Recargo fijo: Define el recargo en importe numérico
• Porcentaje: Define el recargo en valor porcentual
• Nuevo rango de precio: Utiliza los rangos, para introducir recargos en función del precio de las entradas.

También tienes la posibilidad de informar a los canales de venta de los recargos mínimos y máximos que pueden aplicar en tus entradas.

Para más información sobre recargos, consultar el manual Cómo configurar los recargos de un evento.

Antes de pasar al siguiente apartado, recuerda hacer clic en Guardar.

 

Cómo configurar las sesiones de un evento

Para la configuración de las sesiones de un evento, accede a Sesiones, dentro de Eventos > Mis Eventos.

Para crear una nueva sesión, haz clic en Nueva sesión en la parte superior izquierda de la pantalla y selecciona, según tus necesidades, dar de alta una nueva sesión única o dar de alta múltiples sesiones.

 

• Cómo dar de alta una sesión nueva

Introduce todos los datos básicos como: nombre, inicio de la sesión, plantilla de recinto a la que está vinculada y la tarifa e impuestos que aplican. También se puede seleccionar la fecha de publicación en canales y del inicio de las ventas.

 

Aviso: Se puede modificar toda la información excepto la plantilla de recinto que has seleccionado para cada sesión.

• Cómo dar de alta múltiples sesiones

En el caso de seleccionar la opción de dar de alta múltiples sesiones:

1. Introduce los datos de una sesión base: nombre, duración, plantilla de recinto, etc.
2. Haz clic en Siguiente y establece las repeticiones de esta sesión modificando la fecha de inicio, hora y días de semana.
3. Haz clic de nuevo en Siguiente y confirma que has creado correctamente todas las sesiones en un calendario.
4. Haz clic en Crear X sesiones y todas las sesiones de calendario quedarán creadas.

Una vez creadas las sesiones que podremos ver en el listado en la parte izquierda de la pantalla podemos configurar los detalles de cada una de ellas. Por defecto, todas ellas estarán creadas con la información de la plantilla de recinto a la que están vinculadas, pero es posible realizar bloqueos personalizados para cada sesión, cambios en el estado de las butacas y asignar grupos de venta. No se podrán modificar las zonas de precio, ya que vienen definidas de la plantilla de recinto.

 

Para realizar bloqueos personalizados para cada sesión, selecciona la sesión en el listado y modifica la información detallada en la pestaña Aforo sesión.

 

Cómo configurar los abonos

Al crear el evento, en el menú de datos generales, debes activar la casilla que habilita la configuración de los abonos. Estos pueden ser de dos tipos:

• Restrictivo: esta opción hace que cualquier localidad vinculada a una sesión de abono quede desvinculada de las sesiones componentes, por lo que solo se puede vender en el Abono.
• Libre: esta opción permite que una misma localida esté a la venta de forma simultánea en la sesión de Abono y en las sesiones componente.

Una vez hayas realizado esta configuración, desde el menú de Abonos podrás crear una sesión de Abono vinculando aquellas sesiones individuales que te interesen y definiendo a qué tarifa debe apuntar.

Posteriormente, solo quedará que vincules qué localidades quieres que estén a la venta en la sesión de abono.

Podrás crear más de una sesión de abono y una sesión individual podrá estar vinculada a más de una sesión de abono de forma simultánea.

 

Cómo configurar la comunicación de un evento.

 

En el apartado Comunicación, dentro de Eventos > Mis Eventos, puedes diseñar los textos e imágenes que aparecerán en los portales web, el ticket pdf y zpl y las invitaciones.

Contenido Canales: Define el contenido básico del evento que aparecerá en la web: título, subtítulo, descripción, idioma y duración, imágenes y recibo de compra.

Contenidos ticket: Configura el contenido de los Ticket en PDF y ZPL: texto e imágenes. En este apartado también se escogen las plantillas de ticket que quieres utilizar en el evento.

Aviso: El contenido del ticket se puede configurar en varios apartados: eventos, canales, solicitudes de venta y plantillas de ticket. Si se configura en más de uno, se establece una jerarquía de la información en este orden: eventos, canales, solicitudes de venta y plantillas de ticket.

También puede interesarte consultar: Cómo configurar las imágenes de los tickets PDF o Cómo cambiar la imagen del ticket ZPL.

 

Cómo añadir canales a un evento.

 

En el apartado Canales, dentro de Eventos > Mis Eventos, agrega los canales donde quieres poner a la venta las entradas a tu evento. Para agregar un nuevo canal: 

1. Haz clic en Nuevo / Añadir canal en el centro de la pantalla y selecciona del listado de canales, el que te interese.

2. Una vez seleccionado, haz clic en Solicitar para enviar la solicitud de venta.

Si como organizador dispones de canal propio puedes aceptar la solicitud en Canales > Solicitudes de venta > Definir la operativa del canal. Consulta el manual Cómo funcionan las solicitudes de venta para más información.

3. En el punto Operativa, selecciona las fechas de publicación y, para activar la venta en el canal, haz clic en el botón para que esté en formato ON.
4. Revisa los Grupos de Venta y decide si quieres poner a la venta en este canal todo el aforo o solo algunos de los grupos de venta. En la opción Seleccionar puedes marcar en el listado qué grupos de venta quieres asignar a este canal. Ten en cuenta que el sistema marca automáticamente la opción Todos por defecto, por lo que es necesario revisar este apartado al activar un nuevo canal antes de ponerlo a la venta.

         

Aviso: Para poder definir el resto de pestañas del canal, es necesario que la Solicitud de venta esté aceptada. Los siguientes pasos son:

• Recargos
• Costes del canal
• Contenidos

 

Cómo configurar los recargos y costes de un canal.

 

En esta pestaña define los recargos predeterminados o recargos alternativos para el evento. También es posible configurar recargos diferentes para entradas con promoción.

En Simulación del PVP puedes ver una simulación de los recargos incluyendo los gastos de gestión aplicados sobre el precio de las entradas.

Puedes consultar: Cómo configurar los recargos de un evento

 

En este apartado se puede configurar los costes o comisiones de un canal. Este dato es meramente informativo y no sale reflejado en ningún sitio ni repercute al cliente.

 

Además, en Canales podrás

1. En el apartado 1) Sitio Web del evento: puedes acceder al enlace o url del evento/sesiones
2. En el apartado 3) Tickets: podrás realizar una vista previa del Ticket PDF.  

 

Cómo configurar las promociones de un evento         

Para crear una nueva promoción, sigue estas indicaciones:

1. Haz clic en Nueva.
2. Define el tipo de promoción que quieres configurar en cada canal, y añade el nombre y descripción.

• Automáticas: El precio promocionado se aplica directamente. Este tipo de promociones están orientadas a dar un incentivo de precio, visible y comparable desde el inicio de la compra. El comprador no tendrá que seleccionar nada en el proceso de compra, la promoción aparecerá de forma automática.
• Promociones: Aplicable a determinados colectivos mediante validación o a todos los usuarios. La promoción o incentivo se aplica tras validar un código. En este caso es necesaria la activación por parte del usuario (si es requerido).
• Descuentos: Orientada a dar un precio diferente o establecer un nuevo precio base. Puede ser un descuento fijo, en porcentaje o un nuevo precio base. Es necesaria la activación por parte del usuario, ya que el incentivo se aplica tras validar un código (si es requerido).

3. Para configurar la promoción, ten en cuenta estos parámetros básicos:

• Información Principal: Nombre de la promoción en Cpanel, nombre de la promoción en los canales y descripción de la promoción.
• Operativa: Selecciona a quién va dirigida la promoción y en qué canales. Aquí también se configuran diferentes opciones de ticket, el periodo de validez de la promoción y sus límites.
• Incentivo: Configura el tipo de descuento de la promoción: fijo, porcentual o nuevo precio base.
• Productos: Selecciona las sesiones en promoción.
• Localidades: Selecciona las zonas de precio afectadas por la promoción.

Para más información sobre promociones, consulta el artículo Crear promociones en un evento.